9 tácticas para mejores negociaciones remotas

El éxito también depende de la comprensión de cómo negociar virtualmente, ya que muchas negociaciones se seguirán llevando a cabo de forma remota incluso después de que las restricciones pandémicas hayan retrocedido.

El líder de la práctica de negociación de McKinsey comparte las lecciones aprendidas de un año de negociaciones remotas.

Sus consejos incluyen sacar provecho de las ventajas de programación de una negociación remota, consejos sobre cómo usar herramientas virtuales para simular tácticas de negociación en persona, como conversaciones en el pasillo y canales secundarios, y cómo evitar fallas tecnológicas incómodas que pueden descarrilar la conversación.

Ya sea un fabricante que busca firmar un nuevo acuerdo de proveedor, una empresa de tecnología que intenta cerrar un gran contrato comercial o un minorista que desea modificar sus términos de almacenamiento, la pandemia de Covid-19 ha cambiado la forma en que debe negociar.

Hay dos razones para esto.

Primero, todo, desde qué y cuánto compra, a quién o qué vende, hasta la duración y los términos del contrato, está en juego.

Los negociadores inteligentes reconsiderarán sus suposiciones y evaluarán los cambios actuales y anticipados en su industria, evaluando las implicaciones para sus propias organizaciones, así como las prioridades cambiantes de sus socios.

El mundo de las relaciones entre compradores y proveedores que surgirán en los próximos meses puede parecer muy diferente de la estabilidad, el crecimiento y la previsibilidad que prevalecieron antes de la pandemia.

En segundo lugar, algunas negociaciones seguirán siendo virtuales incluso cuando el mundo se abra.

Las conversaciones con los clientes y el análisis mientras dirigíamos nuestra práctica de negociación en McKinsey, solo entre el 10% y el 15% de las negociaciones eran remotas o virtuales antes de la pandemia.

Se anticipa que al menos el 25% de las negociaciones serán remotas en el futuro.

Lo más probable es que sean acuerdos menos complicados, pero también podrían incluir partes de los más complejos.

En este artículo, se discuten lo qué significan estos dos cambios sobre cómo debe negociar en los próximos meses.

Un nuevo paisaje

Comencemos con lo que ha cambiado en lo que respecta a los términos del trato.

Muchos términos tradicionales se están rompiendo justo en un momento en que las organizaciones están renegociando contratos que no expirarán durante varios años.

Es fundamental hacerlo bien.

Hay muchas razones para esta volatilidad. Por un lado, cada industria está comenzando desde una nueva posición.

Por ejemplo, las compañías automotrices y aeroespaciales han vivido un año de demanda ajustada y básicamente se están reiniciando para 2021.

Mientras que la industria del entretenimiento está equilibrando un aumento en la demanda de servicios de transmisión al mismo tiempo que las restricciones de virus hicieron que la producción de nuevo contenido fuera un desafío.

Es probable que las empresas en dificultades de muchos sectores se fusionen, lo que podría reducir el número de compradores o proveedores.

Los precios también pueden ser más volátiles a medida que las condiciones de la cadena de suministro cambian rápidamente.

Debido a que los proveedores ahora pueden ser incapaces de satisfacer la demanda completa de sus clientes, los compradores pueden encontrar ventajoso, aunque costoso, ser tratados como clientes preferidos de “primera línea” en situaciones donde la oferta es limitada.

Se trata de un cambio considerable respecto de la negociación de precios o volumen a largo plazo, como podrían haberlo hecho en el pasado.

Mientras tanto, los proveedores que pueden ofrecer más flexibilidad en los términos de pago pueden encontrar un mayor número de socios.

Otro enfoque prometedor tanto para compradores como para vendedores es ser creativos en términos no financieros como propiedad intelectual, exclusividad, acceso a la innovación, riesgo compartido, inversiones y contribuciones de recursos, y flexibilidad de contratos.

Las organizaciones que navegan de manera más eficaz por estas nuevas oportunidades pueden esperar ver mayores márgenes, mayor capacidad de recuperación de la cadena de suministro, mejores niveles de servicio de los proveedores y acceso prioritario a la tecnología y la innovación de alta demanda.

Para hacerlo, será más importante que nunca que los negociadores establezcan prioridades y realicen más análisis de escenarios para identificar en qué términos enfocarse.

También deberán trabajar más de cerca con los líderes senior: el año pasado, los directores ejecutivos y directores financieros se sumergieron más que nunca en las negociaciones de sus principales clientes y proveedores en un intento por ganar influencia.

Los negociadores deben aprovechar la credibilidad que construyeron con estos líderes ejecutivos para continuar atrayéndolos a las negociaciones más críticas.

Poniendo las nuevas herramientas a trabajar

Es fundamental que los negociadores de hoy también utilicen las herramientas en línea de manera eficaz para aprovechar este momento.

Aquí está nuestro consejo para mejorar su destreza en la negociación en el dominio digital:

Reúna una agenda detallada. Coescriba su agenda con su contraparte negociadora en un espíritu de colaboración.

Deje tiempo para que tanto los compradores como los vendedores muestren cómo han cambiado las cosas para ellos como resultado de la pandemia, presentando tanto una visión del estado actual como los desafíos para su negocio, respaldados por datos creíbles.

También deje tiempo para los descansos, para que los equipos puedan reunirse en función de la nueva información que surja durante la negociación, dado cuánto ha cambiado.

Por último, como siempre, programe suficiente tiempo al final para alinearse completamente con los acuerdos y aclarar los próximos pasos; a menudo vemos que este elemento no se modifica.

Programe reuniones más breves y frecuentes. Es mucho más fácil tener una hora en el horario de alguien, incluso si tiene que hacerlo dos o tres veces, que tener medio día.

Sin viajar como un factor, puede programar varias sesiones más cortas en un período de tiempo corto, en lugar de un solo evento de mega-acuerdos.

Invite a varias partes interesadas. Imagine una empresa de servicios financieros negociando para comprar tecnología.

Ahora, el comprador puede invitar a varias partes interesadas a la misma reunión, por ejemplo, usuarios en Nueva York, un CIO en San Francisco y gerentes de una subsidiaria remota en Brasil.

Esto permite que el personal del comprador resuelva problemas multifuncionales directamente en la reunión, como los requisitos del CIO para mejorar la seguridad o los niveles de servicio.

Esto puede resultar crítico: si un vendedor ve o escucha solo del departamento de compras de una empresa, y nada del accionista comercial clave, lo más probable es que retenga concesiones significativas.

Pruebe la tecnología de video remoto.

Recomendamos encarecidamente el uso de videos para captar señales no verbales importantes o generar confianza.

Pero si la tecnología que se utiliza para la negociación es diferente de su norma, ya sea Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex o Google Meet, investigue las aprobaciones de TI necesarias y familiarícese con cómo encender y apagar cámaras y micrófonos, compartir documentos. o presentaciones, y use el chat.

Jugar con la tecnología no solo quita tiempo a las discusiones sustantivas y distrae a los negociadores, sino que también erosiona la reputación profesional.

Configure la comunicación de canal de retorno.

Coordine con su equipo con anticipación para usar un sistema de mensajería como Slack o mensajes de texto para que usted y los miembros de su equipo puedan comparar las observaciones a medida que avanza la reunión.

Eso le dará la capacidad de cambiar la conversación, sondear áreas específicas con precisión o acordar cuándo es el momento de tomar un descanso.

Sin embargo, tenga cuidado con la mensajería integrada en la herramienta de videoconferencia, porque es demasiado fácil enviar su mensaje detrás de escena a su contraparte por error.

Comience con un check-in personal.

No puede suponer que todo el mundo está bien; la gente puede estar lidiando con cualquier cosa, desde un pariente enfermo hasta el cierre de una fábrica.

Tómese un tiempo por adelantado para tomar la temperatura de su contraparte, de modo que pueda comenzar con un sentimiento de preocupación y confianza mutuas.

Esto es especialmente importante cuando no tienes acceso a un fuerte apretón de manos o la capacidad de mirarlos a los ojos en persona.

Considere la privacidad.

Tenga en cuenta que todo lo que diga podría quedar grabado.

Piense en esto antes de compartir demasiado, usando términos de jerga que podrían malinterpretarse o haciendo promesas poco realistas.

Cuando comparta la pantalla, comparta determinadas ventanas en lugar de su escritorio para evitar mostrar información confidencial.

Cree salas de reuniones durante los descansos.

Al igual que en las conversaciones en los pasillos de las negociaciones en persona, las salas de reuniones permiten que su equipo hable en privado para desahogarse o comparar notas antes de volver a reunirse.

Planifique con anticipación para que su equipo no tenga que luchar para crear un canal alternativo, perdiendo un tiempo precioso antes de volver a la negociación.

Envíe un resumen de la sesión.

Es fácil malinterpretar o recordar algo en una reunión virtual.

Una vez que termine, envíe resúmenes detallados de lo que discutió a su contraparte y a su propio equipo para documentar los acuerdos, las preguntas abiertas y los próximos pasos.

Los próximos 12 meses serán un reinicio del negocio después del desafío del año de Covid-19.

Esto significa que los acuerdos que alcance podrían marcar la diferencia en si aprovecha el potencial para un nuevo crecimiento y nuevas relaciones, o si se ve afectado por la rapidez del cambio.

Utilice estas nuevas técnicas de negociación para hacer el tipo de acuerdos que crearán valor tanto financiero como no financiero, y se convertirán en la base de su próspero mundo post-pandémico.

Gracias Milan Prilepok